Obieg Dokumentów

W każdej organizacji występuje bardzo duża ilość dokumentów zarówno wychodzących jak i przychodzących. Dokumenty te niejednokrotnie muszą zostać przeanalizowane i przetworzone przez różne osoby w określonej kolejności. Sprawne zarządzanie procesem weryfikacji i akceptacji dokumentów w formie papierowej nie tylko powoduje problemy w procesie przekazywania sobie oryginałów pomiędzy kolejnymi uczestnikami procesu, ale również wprowadza ryzyko niekontrolowanych opóźnień, jak i również zagubienia ważnych dokumentów w trakcie ich przetwarzania.

Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje problemy opisane powyżej. Oryginał dokumentu istnieje praktycznie jedynie w archiwum, a wszystkie operacje prowadzone są w ramach jego elektronicznej kopii, której przepływ pomiędzy kolejnymi uczestnikami jest kontrolowany przez system informatyczny. Dzięki temu zawsze istnieje możliwość szybkiego sprawdzenia, na jakim etapie jest określony dokument, kto się nim aktualnie zajmuje oraz jaką ścieżkę do tej pory przebył.

Oferowane rozwiązanie COBAEX DFM pozwala na przekazywanie dokumentów w wersji elektronicznej (w tym również zeskanowanych dokumentów papierowych) pomiędzy kolejnymi użytkownikami, grupami użytkowników lub działami zgodnie ze zdefiniowanymi ścieżkami. Na każdym etapie dokument może być uzupełniany o odpowiednie informacje - opisy merytoryczne, formalne, rozksięgowania (w przypadku dokumentów finansowo-księgowych) lub przypisania (w przypadku dokumentów pracowniczych).

System automatycznie kontroluje do kogo w określonym stanie dokument może być przekazany, jakie jego elementy powinny zostać uzupełnione przez określonych pracowników i w jakim czasie powinno to zostać wykonane. Umożliwia również wydruk metryk dokumentów czy podgląd pełnej historii jego przetwarzania.

Dzięki oparciu o platformę COBAEX system obiegu dokumentów jest w pełni integrowalny z różnymi rozwiązaniami zewnętrznymi - systemami finansowo-księgowymi (w celu eksportu dokumentów FK), systemami bankowymi (w celu eksportu zestawień przelewów) czy innym oprogramowaniem działającym w ramach przedsiębiorstwa.